Time management: le tecniche per definire le priorità

Il time management è una delle principali competenze che contraddistingue un buon leader ed è una capacità utile nella vita di tutti i giorni.

Anche tra  lesette regole di Stephen Covey, la terza, “dare precedenza a ciò che è più importante”, ci dice, in pratica, che una buona capacità di time management è fondamentale per diventare una persona di successo. Facile a dirsi, ma nella pratica può essere molto più difficile. Proviamo a vedere alcune tra le tecniche che sono state formulate per stabilire le priorità.

Time management: cos’è

La gestione del tempo è il processo che porta a pianificare quanto dedicare a specifiche attività, per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Lo facciamo tutti, ogni giorno, quando decidiamo cosa fare prima e cosa, eventualmente tralasciare. Non è semplice, perché a volte si tende a dare più importanza a cose che ci portano lontano dai nostri obiettivi. La buona notizia è che saper gestire il tempo, al netto di una predisposizione personale che può indubbiamente agevolare, è una capacità che si può anche imparare e migliorare con una serie strumenti e tecniche. Con l’evoluzione degli strumenti e con il crescere della complessità di ogni fase dell’attività lavorativa, è cambiato anche l’approccio della letteratura al time management. Inizialmente, si pensava che bastasse puntare su promemoria che avvisassero quando un compito deve essere fatto. Si è passati poi ad una progettazione e preparazione della scaletta operativa attraverso agende e calendari, sulla base degli obiettivi da realizzare. Un ulteriore passo è stato fatto con la pianificazione, con una verifica delle attività giorno dopo giorno, con la possibilità di correggere il tiro a seconda degli obiettivi. Infine, si è arrivati a quello che Covey sintetizza nelle sue prime tre regole: essere proattivi, partire pensando alla fine e dare precedenza alle priorità. Tutto questo porta a gestire non solo l’urgenza, ma a programmare le azioni d da fare in base agli obiettivi da raggiungere, dosando tempo ed energie in base all’importanza reale di ogni azione e partendo dall’idea che tutto dipende dalla propria intraprendenza e che non ci sono casualità nè imprevisti che possano impedire di raggiungere l’obiettivo.

Time management: come stabilire le priorità

Vediamo brevemente quali sono le principali tecniche. La prima tecnica, forse la più immediata, è raggruppare in categorie quanto c’è da fare, a seconda del grado di importanza e di urgenza. Ne emerge una lista, la classica contrassegnata dalle lettere dell’alfabeto A, B, C, che rappresenta:

• compiti urgenti e importanti;
• compiti importanti ma non urgenti;
• compiti né urgenti né importanti.

Si possono anche creare sottogruppi, sempre individuando quali sono le azioni più urgenti da compiere. E’ una tecnica se si vuole rudimentale, ma immediata e di facile applicazione, che serve per dare un ordine alle cose da realizzare.

C’è poi l’analisi paretiana, secondo cui  l’80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo disponibile. Il restante 20% dei compiti si terrà nel’80% del tempo. Nel primo 80%, secondo questo criterio di Pareto-efficienza, si concentrano le massime priorità, da svolgere quanto prima per incrementare la produttività (massima resa, nel minor tempo possibile). Questa tecnica è più complessa del metodo Abc, perché richiede lo sforzo di dosare bene i tempi. E’ efficace soprattutto quando si deve operare in un arco temporale limitato, per cui non ci si può permettere il lusso di perdere troppo tempo sui cose di scarsa rilevanza.

C’è poi il metodo Eisenhower, che ha grande spazio anche nel libro di Stephen Covey. Il presidente degli Stati Uniti viene legato a questo metodo perché a lui è attribuita la frase: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Il metodo, infatti, consiste nel classificare le attività secondo quattro criteri:

• importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
• importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente; non importante e urgente: attività da delegare se possibile;
• non importante e urgente: attività da eliminare.

Qui siamo ad una tecnica da applicare in caso di gestioni complesse, che coinvolgono più persone ed una molteplicità di impegni ed obiettivi. Il time management, dunque, è una capacità personale che ciascuno può sviluppare, migliore e implementare con tecniche che ci aiutano a organizzare il tempo e a classificare i nostri impegni in base a criteri di urgenza e importanza, sempre pensando all’obiettivo da raggiungere. Con un po’ di pratica, anche nella vita quotidiana, si può diventare così persone efficaci.